外注さんが多くても上手に管理するマル秘テク!自分が混乱しない為に!

目安時間:約 7分

 

これまで何度か

似たようなご質問を
いただきまして、

 

それが何かというと、

外注さんの管理のこと。

 

 

外注さんの人数がかなり多くなると、
質問への回答や納品物のチェックなど
手間になって大変になってきますけど

どんな風にしてますか?

 

というもの。

 

 

 

確かに、外注さんが増えてくると
返信するのも
それなりに時間がかかります。

 

 

それで、外注さんへの回答が
すぐにできず
待たせてしまうこともあります。

 

 

それに、

 

誰から質問があったのか、
回答したのかしてないのか、
納品物をチェックしたのかしないのか

 

など、いい加減にやってると
ごちゃごちゃしてきますよね。

 

 

 

そうなると、
例えば、納品物のチェックのときに

 

「これチェックしたっけ?」

 

とか不安になって、
またチェックしてしまったり。

 

 

こんなんしてると、
時間と手間ばかり
かかってしまいます。

 

 

 

外注さんの人数が少なかったとしても
やらなきゃいけないことが立て込んでて
返事を返す時間が乏しい。。。

 

という場合もあるでしょう。

 

 

 

ということで、
実際に私がしてることを紹介します。

 

 

1つは、

 

外注さんと契約の際に
お断りを入れています。

 

 

例えば、以下です。

 

「諸事情により、
早めに返信できない事があるので
ご了承下さい。

 

質問や相談がある場合を除き
私からの返信がなくても
ご自分のペースで
作業を進めてもらって構いません。」

 

 

冒頭の諸事情の部分を

 

「家事、育児があるため」

 

とか

 

「本業があり、昼間働いているため」

 

とか、何でもいいんですけど。

 

 

要は

 

すぐに返信できないことあるけど
作業は進めててねー

 

って伝えておくんです。

 

 

そうすると、
外注さんはこちらの返事を
待たずに済みますし、
こちらの気も少し楽になります。

 

 

 

あとは、

メッセージに返信するのにも
優先順位をつけてます。

 

 

受診したメッセージをざっと見て
質問や相談のようなものは
もっとも早めに返信しするように
しています。

 

 

それ以外は後回しにします。

 

 

 

私は基本的に全てのメッセージに
返信するようにしてて

 

返信済みのものは、
後は待つだけだとみなし、

 

未返信のものは、
確認が必要なもの

 

という区分けをして進めています。

 

 

そうすると、
返信してないものは必ず確認するので、
そうやって返信し忘れを防いでいます。

 

 

 

全部返信するといっても、
メッセージなんて一言ですよ。

 

「引き続きお願いいたします。」

 

とか

 

「心よりお待ち申し上げます。」

 

とかです。

 

 

これもいちいち入力なんてしません。

変換登録してます。

 

それぞれ、
「ひき」「ここ」
って入力して変換すれば
その文が出るようになってます。

 

 

ほんの数秒かもしれないけど、
積み重なると結構な時間になるので
簡略化です。

 

 

 

それから、

納品物が送られてきてるって
わかってるんだけど、
今はちょっとチェックできない

 

って時は、
外注サイトからダウンロードせずに
放置します。

 

 

で、チェックできるときに
外注サイトからダウンロードして
行います。

 

 

チェックが済んだら、
必ずすぐに保存フォルダへ移します。

 

 

そうすることで、
重複してチェックするのを
防いでいます。

 

 

 

あとは、

 

利用する外注サイトは
1つだけにしています。

 

複数のサイトを利用すると、
心理的にも面倒くさいので。

 

 

 

と、こんな感じですが、
使えそうだなぁと思うものがあれば
活用してみてくださいね。

 

コメントは2件です

  1. のぼる より:

    こんにちは
    ブログランキングから訪問しました
    まだ自分は外注を使えていないんですけど
    上手く外注が使えたら作業効率も上がりそうですね
    それではブログ応援していきます

  2. 澤村 より:

    のぼるさん

    コメントを下さり
    誠にありがとうございます!

    私は外注を使ったことで、
    作業効率が上がっただけでなく
    気持ち的にとても楽になりました。

    今後ともよろしくお願いいたします。

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